Даже в наше время, когда кругом все общаются через социальные сети, электронную почту и другие мессенджеры, все же порой приходиться писать деловые письма. Бумажная переписка уходит в прошлое, то сразу возникает вопрос: «Как же пишутся правильные деловые письма?».
Давайте сначала рассмотрим причины, по которым пишутся деловые письма:
- запросы,
- гарантия,
- благодарность,
- напоминание,
- смена реквизитов,
- коммерческое предложение,
- реклама,
- поздравление,
- информация,
- претензия и т.д.
Как вы видите, причины могут быть самые разнообразные, между тем существую правила, которые помогут написать правильно составленное деловое письмо
Как правильно оформить деловое письмо?
Деловое письмо является официальным документом, поэтому пишется оно с соблюдением определенного вида и структуры, которые включают:
- заголовок
- дату составления письма,
- реквизиты обеих сторон, отправителя и адресата,
- учтивое обращение с указанием имени, например, «Уважаемая Анна Григорьевна» или «Уважаемый Михаил Андреевич»
- основное содержание письма с указанием его цели, причин,
- при необходимости объяснение или просьбу,
- итоговую часть или заключение.
Обратите внимание, что письмо может содержать приложение, в котором могут содержаться фотографии, видеоматериалы и другие документы, но их наличие обязательно необходимо указать в письме.
Письмо, как правило пишется на листе формата А4 или фирменном бланке, но в любом случае оно должно содержать реквизиты компании и быть либо написанным от руки , либо напечатанным на компьютере.
Как правила деловую переписку регистрируют в исходящей документации, но если в этом нет необходимости можно опустить эту процедуру.
Особое внимание следует уделить стилю составления письма. Оно должно быть корректным, лаконичным, емким, но с четким изложением мысли.
Упростить и правильно написать деловое письмо, поможет образец.
Ошибки при составлении делового письма
- В деловом письме неприемлема, как фамильярность и игривый тон, так и «сухой», безучастный стиль.
- Следует избегать длинных формулировок, сложных предложений, а также обилия деепричастных и причастных оборотов.
- Рекомендуется не использовать сложных терминов, которые доступны лишь узкому кругу специалистов.
Отправке письма следует также уделить особое внимание, здесь можно выделить несколько способов:
- Электронная почта.
Среди плюсов можно назвать оперативность и возможности неограниченного объема письма.
Минусы заключаются в том, что письмо может потеряться или вообще попасть в «Спам», поэтому звонок для подтверждения обязателен.
- Бумажный вариант через Почту России.
Плюс, это гарантия получения, особенно если письмо с уведомлением.
Среди минусов можно выделить сроки доставки.
- Факс или другие мессенджеры, если обе стороны это устраивает.
Как вы видите, составление делового письма вполне выполнимое мероприятие, которому просто нужно уделить силы и внимание. К тому же умение вести деловую переписку пригодиться каждому человеку, особенно представителю коммерческой деятельности.