Тайм-менеджмент: как управлять временем

Что такое тайм-менеджмент?

В современном мире очень сложно все успеть: работа, семья, хобби, друзья. С головой погружаясь в одну сферу своей жизни, человек не успевает выделить время для другой. Правильное планирование своего времени помогает добиваться поставленных целей.

Тайм-менеджмент – это совокупность различных приемов и техник управления личным временем. Главная цель тайм-менеджмента – помочь человеку не тратить время впустую, а использовать его со всей эффективностью для достижения целей.

Сама организация времени – это лишь часть обширного понятия тайм-менеджмента. Какие еще вопросы входят в данное понятие:

• Определение миссии и ценностей
• Планирование и учет времени
• Постановка и достижение целей
• Расстановка приоритетов
• Делегирование и контроль
• Планирование повседневных дел
• Анализ проблем и их решение
• Создание и поддержание собственной мотивации
• Повышение производительности труда
• Борьба с ленью и прокрастинацией, развитие самодисциплины
• Организация рабочего процесса

Управление временем может быть как личным (внедряется самим человеком для личных целей), так и корпоративным (внедряется руководством для корпоративных целей).

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Цель. Чтобы добиваться их, нужно сначала их поставить, определить для себя. Цели могут быть как глобальные, т.е. на всю жизнь, так и временные, т.е. на месяц, год и т.д. Но они обязательно должны быть достижимыми («купить единорога с крыльями» оставляем для фантазий).
2. Планирование. Любая цель достигается с помощью определенно выстроенной последовательности действий.
3. Приоритеты. Чтобы быстрее достичь цели, необходимо расставить действия в порядке убывания и следовать от наиболее значимой задачи к менее значимой. Это поможет не отвлекаться на малозначительные действия.
4. Самодисциплина. Для кого-то – самый трудный принцип тайм-менеджмента. Но крайне необходимый. Следовать плану необходимо, не отвлекаясь на сиюминутные желания или нежелания.
5. Отдых. Выполнять задачи, не давая себе регулярно отдыхать, – пустить насмарку тайм-менеджмент. Чтобы эффективно действовать, необходимо время от времени давать себе расслабиться.
6. Запись задач. Не следует пытаться запомнить все задачи, а тем более – их последовательность и приоритетность. Важно записывать все в материальный или виртуальный ежедневник – способов множество.
7. Декопмозиция. Масштабные в своем выполнении задачи следует разбивать на более мелкие составные.
8. Самодисциплина. В нее входит борьба с «поглотителями» времени – просмотр сериалов, пустые разговоры по телефону, просмотр соцсетей и т.д. Сюда же относится борьба с отвлекаемостью на звонки и смс.
9. Производительность труда. За этим понятием скрывается простая истина – делай больше, уставай меньше. Можно найти множество способов облегчить себе труд, при этом не потеряв в производительности. К тому же не стоит пытаться выполнить в одно время сразу несколько задач, так производительность труда резко упадет. Каждой задаче свое время.
10. Гибкость. Существует понятие форс-мажора – это некие непредвиденные обстоятельства, которые могут серьезно навредить всему запланированному. Важно уметь выходить из таких ситуаций с минимальными потерями, быть гибким и меняться под обстоятельства.

Методы тайм-менеджмента

Существует множество эффективных методик, правил и техник, помогающих управлять своим временем. Перечислим некоторые из них.

Список дел и расписание – самые распространенные техники, которые используют даже школьники. Список дел и расписание наглядно представляют: что нужно сделать и в какие конкретные сроки.

Правило 1-3-5. Если на работе или дома завал, данное правило поможет эффективно его разгрести, не переутомляясь при этом. За один день (или за один рабочий день) вы можете выполнить одну крупную задачу, три задачи средние и пять мелких задач, всего – девять. Это правило поможет не распыляться сразу на все крупные дела и успеть выполнить все в срок.

Метод «Помидора». Запланируйте задачу и поставьте таймер на 25 минут. Работайте без перерыва и не отвлекаясь все 25 минут, а когда таймер прозвенит – остановитесь отдохнуть пару минут. Затем снова поставьте таймер. И так до четвертого раунда, после которого следует отдохнуть 15-30 минут.

Матрица Эйзенхауэра. Составьте таблицу, как представлено ниже, и впишите в каждый квадрат соответствующие задачи: важные – срочные, важные – не срочные, не важные – срочные, не важные – не срочные. Так будет легче увидеть, какие задачи нужно сделать быстрее остальных, а какие можно отложить.

Система 4D. Похожий на предыдущий метод, но немного отличается. Система позволяет поделить навалившиеся задачи на четыре категории:

• Do (сделать) – это максимально важные и срочные задачи, которые нельзя кому-то поручить, а необходимо выполнить самому и в первую очередь.
• Delegate (делегировать) – сюда относятся задачи, которые нужно выполнить в скором времени, но вам самим не хватает времени или сил это сделать. Тогда задачи передаются другому работнику или секретарю.
• Delete (удалить) – задачи, которые не имеют актуальности и важности, на их выполнение не стоит тратить время.
• Delay (отложить) – сюда относятся несрочные задачи, которые можно отложить до определенного времени. Однако стоит также установить четкое время возвращения к данным задачам (дедлайн).

Автофокус – идеальный метод тайм-менеджмента для творческих людей, не готовых жить и работать по установленному графику. Суть следующая: нужно записать список задач на день/неделю, затем неспешно по порядку прочитать список до тех пор, пока взгляд не зацепится за какой-то из пунктов. Если возникло желание заняться конкретно этим делом, займитесь им, а как только закончите – вычеркните его из списка и возвращайтесь к данному приему снова.

10 минут. Данный прием очень прост: если существует задача, которую вы не хотите выполнять, дайте себе всего 10 минут на ее выполнение. Скорее всего, за 10 минут вы втянетесь и дело пойдет легче и быстрее.

Время уже давно подвластно современному человеку – стоит только этого захотеть. При планировании своего времени не забывайте о мотивации и самодисциплине, и у вас все получится!